業務を引き継ぐ・引き継がれる際に大事なこと

私は普段会社で総務として働いています。
勤怠や入退社に伴うことは別の担当者が対応していましたので、
特許や商標、助成金、テナント管理、施設管理など対応していました。

ただ、勤怠や入退社を担当していた方が先月末で退職するということで
私が勤怠や入退社に伴うことを引き継ぐことになりました。

そこで、感じた『業務を引き継ぐ・引き継がれる際に大事なこと』を
次から書いていきたいと思います。

■引き継ぐパターン

・この方法はあくまでも自分のやり方
私はこのような進め方をしていたが、
あなたはもっと効率的な進め方があればそのようにしてもらって問題ない、
ゴールが一緒であれば、別のやり方でオッケーですと伝える。
・手書きのメモではなく、検索できるようにデータ化しておく
・データは一箇所にまとめておく
・何かあれば連絡してもらって問題ないと連絡先を伝えておく

■引き継がれるパターン

・現状を受け入れること
まずは現状を受け入れます。
その人がどのように今まで対応していたか？
引き継ぎを受ける中でもっとこうすればよいのではないかと思うことや
それって無駄じゃない？など
第三者から見るとちらほら見えてくることもあると思いますが、
そこは引き継ぎを受ける段階では、口に出さずにそのままの現状を受け入れてください。
現状を受け入れた上で、引き継ぎを受けたとおりに業務を進めてみて
やっぱり違うなということがあれば、自分で効率の良い方法にかえていきましょう！

・背景をきく
業務をそのように進めていた背景をきいてみましょう。
特に理由なく、前任者がこうだったから、そのまま対応しているなどであれば、
会社の文化にもよりますが、
自分が無駄だと感じているのであれば、変更する余地があると思います。
ただ、ここで注意してほしいことは
あくまでも背景をきくだけであって、
そんな無駄な業務をしているとか信じられないなど
批判するような口調になると今後の引き継ぎがスムーズにいかなくなりますので注意してください。

・変更するチャンス
担当者が変わるタイミングは、その業務をもっと効率的に変更するチャンスです。
自分が行っている業務では無駄が見えなくても、
他人が行っている業務は無駄なことなどが見えやすいと思います。
このタイミングで自分の色を出していき、
自分が担当することで、前任者より、
私が担当してよかったと思ってもらえるようによい業務へと改善していき、
決して、前任者の方がよかったと思われることがないようにしていきましょう。